Bitácora de Contenidos

Sistema de Información y Gerencia de Servicios Universitarios

Prof. Dr. Etanislao De La Cruz

Preparado por: Nieves María Mena Quiroz 2001-0370

PRIMERA CLASE

Sistema de información

Se denomina sistema de información al conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de conseguir los objetivos propuestos y de apoyar las actividades de una organización. Hoy en día se hace uso de los diferentes equipos computacionales y además de los diferentessoftware para que el sistema de información pueda operar. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

En el sistema de información en los negocios actuales se han generado cambios que han ido desde el surgimiento de la Economía Globalizada, la transformación de las Economías Industriales y los Negocios Empresariales yel Surgimiento de la Firma Digital. Hoy en día todas las empresas poseen una competitividad globalizadora, que les exige contratar las personas que poseen los conocimientos necesarios para poder llegar a ocupar los primeros lugares dentro de su renglón.

Para todo esto también se hace uso de la tecnología que no es más que todo aquello (Hardware y Software) que le proporcione información a la empresa para poder alcanzar sus objetivos institucionales. Por esto, día a día las organizaciones emplean más recursos dentro de su presupuesto para la tecnología y eso ha transformado notablemente los negocios.

Sin embargo, la tecnología por sí sola no ha transformado los negocios, a esto hay que sumarle las grandes demandas de los clientes, los cambios en los medios de comunicación y publicidad y, además, la forma de llevar la contabilidad. Otro punto interesante que la mayoría de los trabajos realizados se han vuelto digitales.

Entre los principales objetivos que desean alcanzar las empresas  se pueden mencionar los siguientes:

A)    Excelencia operativa

La mayoría delas empresas que hoy ocupan los primeros lugares de competitividad poseen las mayores excelencias operativas de acuerdo a sistema de información basados en los grandes conocimientos que poseen sus operadores, tal es el caso de Microsoft.

B)    Nuevos productos; servicios y modelos de negocios

Todas las empresas desean poseer productos que le resulten atractivo a los clientes, para eso necesitan la innovación en sus procesos para obtener nuevos servicios y modelos de negocios.

C)    Buenas relaciones con clientes y proveedores

Los sistema de información ofrecen un mejor contacto entre clientes y proveedores, todo estos lleva a que las relaciones entre ellos mejoren significativamente.

D)    Toma de decisiones mejorada

Uno de los aspecto en que el sistema de información ayuda más, es en la toma de decisiones, por que ofrecen un sin números de información que le sirven para utilizarlas a la hora de hacer cualquier fallo dentro de la organización.

E)    Ventaja competitiva

Los sistemas de información (SI) ayudan a las empresas a poseer más ventajas competitivas frente a aquellas otras empresas que poseen menor uso de los SI.

F)    Supervivencia

Toda empresa desea supervivir dentro de su mercado para esto también hace uso de todo lo mencionado anteriormente.

Información Vs. Datos

Dentro de los Sistemas de Información Gerencial (SIG) intervienen los datos, el procesamiento de los mismos, los recursos humanos, el hardware y el software.

Los datos se refieren a todos aquellos elementos que se utilizan en un determinado momento. Mientras que la información es la utilización que se le dé a esos datos de acuerdo a la forma en que necesite ser utilizada.

Por ejemplo, a través del tiempo se coleccionan un gran cúmulo de datos que en determinado momento servirán de información para tomar una determinada decisión.

Perspectivas de los sistemas de información

Como ya se mencionó, dentro de los SI intervienen la entrada, el procesamiento y la salida de información. Dentro de la entrada se producela recolecta de aquellos datos en una empresa, en donde luego se procesan esos datos y se produce una salida de información que en definitiva se utilizaran para todas aquellas actividades de una organización y para poder fortalecer lasentradas.

Dimensiones de los sistemas de información

Los SI comprenden dimensiones amplias de acuerdo a la organización, la administración y tecnología de informaciónde los sistemas. Dentro de estas, están las dimensiones administrativas, técnicas y organizacionales de los sistemas que se denomina conocimiento de los sistemas de información.

Por esto hay que entender que sistema de información no solo son computadoras, dentro de éste intervienen el entorno, la cultura, la estructura, las políticas, las tomas de decisiones, los procesos de negociaciones, entre otrosfactores.

Organizaciones en los sistemas de información

Dentro de las empresas, existe una jerarquía deautoridad, a las cuales los sistemas de información le ofrecen un sin número de beneficios a la hora de tomar decisiones. Estas jerarquías van desde la alta dirección, gerencia intermedia, trabajadores del conocimiento, gerencia de operaciones, trabajadores de datos y trabajadores de producción o servicios.

La administración del sistema de información

Los administradores en todo momento deben ejercer un liderazgo responsable. Haciendo más que administrar lo que ya tienen. Una parte sustancial es el trabajo creativo impulsado por nuevos conocimientos e información. Los administradores operativos o supervisores son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la institución. Cada nivel de administración tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos en el sistema.

SEGUNDA CLASE

Conceptualización  y tipos de sistemas de información

Ya se ha dicho que un sistema es  un conjunto de elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí, para lograr un objetivo. Tiene distintas características: un sistema recibe una entrada (datos, por ejemplo), efectúa un procesamiento y provee una salida (información, por ejemplo). Un sistema puede estar constituido a su vez, por un conjunto de sistemas.  Se les denomina subsistema.

Dato, Información y Conocimiento

Los datos se refieren al conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Por sí mismo, no da “un por qué” de las cosas y por sí mismo no tiene ninguna relevancia o propósito.  La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Y el conocimiento se define como una mezcla de experiencias, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana.

Estos tres elemento se relacionan entre sí, ya que se da un proceso en el que se aglutinan un sin número de datos que luego servirán de información y terminan convirtiéndose en conocimiento. Así como los datos y la información puede encontrarse a través de las TIC, el conocimiento se encuentra en las personas y se deriva de la información, así como la información de los datos.

Una inadecuada gestión del conocimiento en una organización, puede producir la fuga de talentos, subutilización de potencial en el recurso humano y en general, el debilitamiento organizacional como consecuencias colaterales en aspectos como la gestión de la información y estancamiento y limitación en la competitividad de una organización.

El Sistema de Información en La Empresa

Un sistema de empresa puede constar de tres niveles: En la base se encuentra el Sistema de Producción, encargado de recibir unas materias primas y transformarlas en productos, mediante el trabajo humano y una serie de mecanismos y herramientas.

El sistema de información proporciona soporte al sistema de producción y a la vez extrae datos e información del mismo. Incluye las herramientas o infraestructura tecnológica. De manera que ayuda a la toma de decisiones. Cumpliendo un roles fundamentales como son apoyo a la ventaja estratégica,  a las decisiones gerenciales y apoyo a las operaciones comerciales.

Enfoque actual de los sistemas de información

 El estudio de los sistemas de información, se constituye como un campo multidisciplinario. Sin embargo, existen dos grandes enfoques que los gobiernan: El Técnico y el Conductual.

El enfoque Técnico: Describe los modelos basados matemáticamente para estudiar los sistemas de información, la tecnología física y las capacidades formales de estos. Y el conductual describe los aspectos de conducta que surgen en el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información.  Gracias al enfoque conductual, aspectos como la integración estratégica de la empresa, diseño, implementación, uso y administración, pueden explorarse con éxito, por medio de los modelos aplicados en el enfoque técnico.

 Tendencias de los sistemas de información

Para comprender las tendencias de los Sistemas de Información y en general el de las TIC en la organización, debemos entender qué es un proceso… el Conjunto de actividades estructurado y medible diseñado para producir una salida especificada para un cliente o mercado particular. Estas tendencias van encaminadas a los soportes de procesamientos transaccionales, gerenciales y decisiones tomadas en las empresas.

Sistema de Procesamiento de Transacciones: Cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones

Sistema de Información Gerencial: Un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma.

Sistema de Soporte a Decisiones: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa.

Sistema de Información Ejecutiva esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.

¿Por qué los datos son importantes para una organización?

Los datos constituyen un elemento fundamental para la toma de decisiones objetivas a todos los  niveles de una organización. Es más, para una organización moderna, los datos constituyen uno de  sus recursos estratégicos.  En la actualidad existe un gran interés organizacional por lograr lo que se ha denominado “gestión del conocimiento”. Esto implica, primeramente, tomar los datos generados en los  procesos empresariales y convertirlos en información al agregarles valor mediante procesos de agrupación, clasificación, etc; para posteriormente convertir esta información en conocimiento, a través de procesos de separación, evaluación, comparación, etc. Por lo tanto, sin la existencia de datos no se llegaría nunca a obtener conocimiento.

Por otra parte, el uso de datos como base para la toma de decisiones ha sido una práctica  ampliamente recomendada, en contraposición al hecho de desarrollar la toma de decisiones con base en la intuición. De hecho, uno de los principios de gestión de la calidad es el enfoque basado en hechos para la toma de decisión, el cual plantea que las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

 

¿Cuál es el impacto que el conocimiento tiene en su empresa?

Dentro de una organización el mayor impacto que puede tener el conocimiento es  que favorece la innovación y la perspectiva para su futuro.  En definitiva, el conocimiento mejora la competitividad de una empresa, optimiza sus recursos y ahorra costes, posibilita una mayor capacidad de respuesta frente al cambio, tanto interno como externo, favorece la innovación, facilita el desarrollo tanto de la organización como de las personas que la integran, permite saber dónde está el conocimiento, conocer quién sabe qué y evitar la existencia de "islas de información", abordar proyectos de relevo generacional y resolver de forma óptima la gestión documental.

Esto no ha sido distinto en el ámbito educativo, aun así todavía el miedo al cambio y la falta de conocimientos dentro de los centros educativos ha generado cierto descontrol en el impacto positivo del conocimiento. Sin embargo se puede observar que los conocimientos han ayudado a muchos actores del proceso educativo a destacarse dentro de la labor que realizan, ya sea como maestro o directivo.